Hoeveel mailtjes stuur jij per dag? En hoeveel ontvang je er? In de moderne sales wereld is dit aantal bovengemiddeld. Met behulp van sociale media heb je steeds meer manieren om contact te zoeken met jouw leads. Naast deze kanalen gebruik je waarschijnlijk de telefoon en e-mail nog steeds veel om het eerste contact te leggen. Het schrijven van (goede!) mails naar leads kost best wel wat tijd. Je moet iedere keer bedenken wat je doel is, welke toon je aan wilt houden, letten op spellingsfouten en je wilt uiteraard reactie krijgen. In dit blog leg ik uit hoe ik zowel tijd bespaar als de conversie verhoog met e-mail templates.
Zoek een patroon
Belangrijk: persoonlijkheid is de sleutel. Al helemaal wanneer je start met e-mail templates. Het klinkt wellicht een beetje raar maar een template wil niet zeggen dat er geen persoonlijke aanpak mogelijk is. Hoe zorg je hiervoor? Ga allereerst op onderzoek uit: pak verzonden items van de afgelopen maand erbij en kijk welke e-mails je in een categorie kunt plaatsen. Ik stuur zelf bijvoorbeeld altijd een mailtje als iemand niet opneemt bij mijn eerste poging. Je kunt je voorstellen dat deze e-mails heel veel overlap hebben met elkaar. Dit is een kans om jezelf wat tijd te besparen. Pak je meest recente mail, lees deze nogmaals grondig door en kijk waar het persoonlijke element in zit.
Maak e-mail templates persoonlijk
Dankzij het volgen van de Inbound Marketing methode, bel ik altijd met een reden. Dit laat ik vervolgens ook weer terugkomen in de e-mail die ik verstuur. Ik schrijf dat ik contact zoek door de interesse in een bepaald onderwerp, lead generation bijvoorbeeld. Het woord bijvoorbeeld verraadt het eigenlijk al, dit onderdeel van het mailtje kan van alles zijn. Laat dit deel van het template ook leeg of schrijf:
Ik zocht contact naar aanleiding van jouw interesse in <product, dienst, whitepaper, blog of e-book>.
Dit stuk mag je zeker niet onderschatten. Het laat namelijk zien dat je weet waar jouw lead interesse in heeft en dat je hem wilt helpen. Zou je hier een algemene template van maken, dan mis je deze kans. Je wordt dan als één van de duizend verkopers gezien en dat is nou niet de bedoeling van Inbound Sales. Dit is één situatie die voorkomt, er zijn uiteraard meer situaties waarin templates handig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de begeleidende tekst bij een offerte, de mail na het eerste telefonische contact of een e-mail naar aanleiding van een gesprek tijdens een evenement. Door templates te maken heb je ook de kans om te optimaliseren. Met templates voer ook gemakkelijker een a/b test uit voor het onderwerp, de begroeting of de lengte van een e-mail.
Branding in e-mail
Een ander voordeel van e-mail templates bij sales is de mogelijkheid om jouw branding sterker te maken. Door het maken van diverse templates kan je namelijk zowel in design als in één stijl uitstralen. Je wilt dat deze e-mails dezelfde stijl uitstralen als de mails die jouw lead al eerder gekregen heeft. Laat de overgang van marketing naar sales wat e-mail betreft dus niet heel erg merken. Moderne sales is, als je het goed doet, een logische stap als vervolg op de marketing activiteiten. Schrijf ook niet in een andere toon dan je spreekt. Op het moment dat de e-mail conversatie enorm formeel is het niet verstandig om heel amicaal te zijn in het eerste telefoongesprek. Gepersonaliseerde templates vullen de branding goed aan, laat jouw marketing collega dus ook meekijken bij het maken van de templates!
Bespaar tijd en verbeter de kwaliteit
Denk goed na als je gaat starten met e-mail templates en stel jezelf de volgende vragen:
- Voor welke situaties kan het jouw echt helpen?
- Wie wil er met je meedenken?
- Welke toon ga je hanteren?
- Moet iedere verkoopmedewerker zelf templates maken of zijn ze voor iedereen gelijk?
- Maak je gebruik van een tool of start je met een tekstbestand met diverse templates?
Tools zijn absoluut handig in e-mail, zeker als je bijvoorbeeld een a/b test wilt uitvoeren. Maar om eens te kijken of gepersonaliseerde templates voor jou werken kan je prima starten met een tekstbestand met een aantal templates. Het kost je iets meer tijd maar je zult snel genoeg merken of het iets voor je is in het CRM van Hubspot. Bij de gratis versie kun je vijf templates aanmaken, bij de Sales Pro versie is dat aantal onbeperkt. Er zijn nog talloze andere tools die ook een prima toevoeging zijn bij het e-mail onderdeel in een sales traject. Het gaat mij vooral om de wijze waarop je deze technieken gebruikt.
