Zo maak je een handig HubSpot Dashboard

Voor veel HubSpot gebruikers is de Dashboard tool de homepage van hun account. Omdat dit voelt als een startpagina, kan het zomaar zijn dat je de tool zelf amper gebruikt. Klinkt dit bekend? Dan hoop ik dat je na het lezen van dit blog overtuigd bent om af en toe een blik te werpen op de rapportages die er te vinden zijn.

Want welke bedrijfsdoelen je ook nastreeft, het is fijn om tussentijds te kunnen checken of je al goed op weg bent en waar aandacht nodig is. Als je de inbound strategie toepast en daarbij HubSpot gebruikt, zijn je marketing-, sales- en service resultaten makkelijk in te zien via de Dashboard tool. In dit blog leg ik uit hoe deze tool werkt en hoe je zelf een custom dashboard kan maken dat voldoet aan jouw rapportage wensen.

Wat is een HubSpot dashboard?

Een HubSpot dashboard is een verzameling rapporten waarop filters zijn toegepast. Als je een nieuw HubSpot account aanschaft, staan er direct standaard dashboards voor je klaar. Hier kun je in het begin meestal prima mee uit de voeten, aangezien HubSpot dan nog amper data bevat en weinig specifieke analyses voor je kan uitvoeren. Hoe meer activiteiten je uitvoert met HubSpot, des te meer je resultaten op maat wilt kunnen inzien. Dan kun je een aantal dingen doen: 

• Bestaande dashboards aanpassen door er andere standaard rapportages aan toe te voegen of filters te veranderen.
• Bestaande dashboards uitbreiden met custom rapportages.
• Volledig nieuwe dashboards maken.

Een combinatie van bovenstaande kan ook natuurlijk.

Dit kun jij met de Dashboard tool

Elk HubSpot account bevat de Dashboard tool en de daarbij behorende standaard dashboards. Het verschilt per accounttype welke en hoeveel dashboards je kunt maken en in hoeverre je custom rapporten kunt toevoegen aan die dashboards. Een overzicht per licentie:

Daarnaast hangt het van jouw Hub(s) af welke standaard dashboards en rapportages er voor je klaar staan in je account. Zo bevat een Marketing Hub altijd een uitgebreid standaard Marketing Dashboard, maar beperkte Sales en Service Dashboards – die bevatten alleen rapporten over de beschikbare free Sales en Service tools. 

Via Reports --> Dashboards --> Manage Dashboards (klik op het pijltje naast het actieve dashboard) kun je zien welke dashboards jouw account bevat en andere standaard dashboards toevoegen. Hieronder zie je een screenshot van dit overzicht - in jouw account kan dit er anders uitzien op basis van je licentie. Laten we bekijken welke van deze standaard dashboards interessant kunnen zijn voor jouw onderneming.

Standaard HubSpot dashboards gebruiken

Hieronder vind je een selectie van standaard dashboards, gesorteerd per doel. Let op: hierbij maak je alleen gebruik van de standaard rapporten die HubSpot je cadeau geeft. Welke rapporten jij tot je beschikking hebt, hangt af van je licentie en Hub(s). Lees hier verder als je benieuwd bent naar de maatwerk rapportage mogelijkheden. 

Marketingdoelen

Ik wil weten hoeveel elke marketingactiviteit bijdraagt aan de omzet

Dan is het Attribution dashboard iets voor jou. Hierin worden resultaten van campagnes, kanalen en content gecombineerd met omzetgegevens. Hierdoor weet je snel welke activiteiten het meest waardevol zijn voor je onderneming. Essentieel hierbij is dat je de Deals tool in HubSpot gebruikt, zodat je omzetgegevens herleid kunnen worden. Op het screenshot zie je welke rapporten dit dashboard standaard bevat.

Ik wil weten hoe mijn website presteert

Gebruik in dit geval het Web Analytics dashboard. Dit bevat voornamelijk informatie over website bezoek zoals vanuit welke landen je website bezocht wordt, hoeveel bezoekers terug komen en vanaf wat voor apparaat bezoekers je website bekijken. Gebruik je het HubSpot CMS, dan is deze rapportage waarschijnlijk erg belangrijk voor jouw bedrijf.

Ik wil weten waar mijn leads vandaan komen

Kies in dit geval voor het Lead Generation dashboard dat visualiseert via welke kanalen en conversiepunten nieuwe leads gegenereerd zijn. Daarnaast laat het zien hoe waardevol deze leads zijn, door ook andere lifecycle stages zoals MQL en omzetgegevens mee te nemen. 

Salesdoelen

Ik wil weten waar de grootste sales kansen op dit moment liggen

Start met het Sales Opportunity Review dashboard om te zien waar je sales medewerkers deze maand mee bezig zijn, of zij op schema liggen en welke deals de grootste slagingskans hebben. 

Ik wil weten hoe mijn sales teams presteren

Dan is het Sales Manager dashboard precies wat je nodig hebt. Dit geeft je inzicht in de prestaties van sales teams en hun individuele medewerkers. Daarnaast zie je welke deals deze maand mogelijk vallen en hoeveel er niet doorgingen. Op het screenshot zie je welke rapporten dit dashboard standaard bevat.

Ik wil weten op welke accounts sales zich moet richten

Dankzij de Target Accounts tool – een nieuwe toevoeging aan het CRM – kun je nu gemakkelijker Account Based Marketing (ABM) uitvoeren met HubSpot. Het dashboard Target Account Landscape geeft je inzicht in de accounts die je op dit moment beheert. Daar kun je je ABM strategie op dit dashboard baseren. 

Servicedoelen

Ik wil weten hoe mijn service team presteert

Dan is het Service Team Performance dashboard een voor de hand liggende keuze. Dit geeft je een overzicht van de prestaties van het gehele service team, zoals de gemiddelde reactietijd op tickets en chats en hoeveel tickets nu in behandeling zijn.

Ik wil weten waar support aanvragen vandaan komen

Het Customer Questions Sources dashboard geeft inzicht in de herkomst van support aanvragen. Denk aan de oorspronkelijke bron van tickets, maar ook pagina’s waarop de meeste chatgesprekken gestart worden en welke kennisbank artikelen veel bekeken worden. Op het screenshot zie je welke rapporten dit dashboard standaard bevat.

Ik wil weten of mijn klanten tevreden zijn met onze support

Om te zien of het je klanten blij zijn met de service die zij ontvangen en hoe dat in de tijd verandert, gebruik je het Support Over Time dashboard. Hierin zie je of er in een bepaalde periode meer of minder tickets aangemaakt zijn, hoe je klantenservice scoort en of de resultaten van feedback surveys beter worden.

Wanneer kies je voor custom dashboards en rapportages?

Bieden de standaard rapportages niet voldoende inzicht? Dan kun je overwegen custom rapporten te maken en deze te combineren op bestaande of nieuwe dashboards. Dat geeft je niet alleen inzicht in de resultaten die voor jouw bedrijfsdoelen interessant zijn, maar ook meer vrijheid om standaard HubSpot data met eigen gegevens te combineren. Wat voorbeelden:

• Marketing: Het standaard Lead Generation dashboard, laat zien welke kanalen (interessante) leads opleveren. Het kan zeer handig zijn om te zien in welke branche deze MQLs zich begeven of welke functies zij bekleden. Daar kun je je lead nurturing bijvoorbeeld op afstemmen. Dat doe je in een custom rapport. Voeg meerdere custom marketingrapporten toe aan een standaard dashboard of creëer bijvoorbeeld per campagne of doelgroep een apart dashboard.
• Sales: Stel je wilt de voorspelde omzet van meerdere deal pipelines met elkaar vergelijken, dan is het slim om een Custom Report te maken waarin je die data terugziet. Als je resultaten per sales team volledig gesplitst wilt houden, is het slim om per team een custom dashboard te maken waarin alleen hun eigen gegevens worden getoond.
• Service: Niet elke klant is hetzelfde en service behoeften kunnen daardoor erg verschillen. Wil je in kaart brengen aan welk type klanten je service medewerkers relatief veel tijd kwijt zijn of welk type klant gemiddeld ontevredener is? Maak dan een custom rapport waarin je ticket data specificeert naar klanttypen. Wil je je teams afzonderlijk inzicht geven in hun prestaties, maak dan net als bij sales custom dashboards aan per team en houdt de resultaten gesplitst. 

Hoe meer data jij opslaat in HubSpot, bijvoorbeeld door custom properties te maken, des te groter zijn je rapportagemogelijkheden. Heb je een Professional of Enterprise account, dan heb je de vrijheid om custom rapportages en dashboards te maken. Vergeet niet: een duidelijke rapportage komt pas tot stand als je weet naar welk inzicht je op zoek bent. Zorg dus altijd dat je een duidelijk doel voor ogen hebt voordat je rapporten en dashboards gaat maken.

Nog wat handige tips

• Stel ‘recurring emails’ in als je regelmatig een overzicht van een dashboard per e-mail wilt ontvangen. Deze kun je ook aan niet-HubSpot gebruikers toesturen, vergeet dan niet wat extra uitleg aan de mail toe te voegen.
• Kijk je nu voor veel resultaten bij Analytics tools? Dan ben je vast blij met deze tip: ook deze rapporten kun je als Custom Report opslaan en aan je dashboard toevoegen.
• Wil je dat teams hun dashboards en rapportages zelf beheren, maak dan een HubSpot gebruiker eigenaar van rapporten en/of dashboards. Let daarna op de rechten die andere HubSpot gebruikers hebben om rapportages en dashboards aan te passen. 
• Geef rapporten en dashboards een duidelijke naam. De standaard naamgeving van HubSpot dekt in mijn ogen niet altijd de lading. Soms maakt vertalen en/of hernoemen het een stuk duidelijker voor jezelf en andere gebruikers.
• Zorg dat je de datumfilter van ieder rapport altijd nog even controleert bij het maken van een dashboard. Dit neemt HubSpot namelijk over uit het specifieke rapport. Wil je op je dashboard een overzicht van de afgelopen maand tonen, check dan of ieder rapport (op het dashboard) ook die periode laat zien.