Veel commerciële teams hebben de wens & het besef dat hun sales proces strakker geregisseerd moet worden. Maar een veelgehoorde vraag is; wat gaat me dat kosten? Om die vraag te beantwoorden moet je als organisatie je eigen sales proces leren doorgronden. Waar kan je het proces verbeteren, wat mis je en welke stappen moeten ondernomen worden om de prestaties van je verkoopteam te verbeteren met een vernieuwd sales proces. Door zowel een prijskaartje te hangen aan je misgelopen saleskansen en de kosten voor de implementatie van een verbeterd sales proces krijg je een realistisch beeld van je kosten.
Waarom is het belangrijk om een sales proces te verbeteren?
Vertegenwoordigers die volgens een gestructureerd en doordacht sales proces werken kunnen hun concullega’s flink de loef afsteken door betere verkoopresultaten. Een studie van Harvard Business Review toonde aan dat bedrijven met een gestandaardiseerd sales proces tot 28% stijging van omzet kunnen zien ten opzichte van bedrijven die geen bewust sales proces hanteren. Kort gezet: je omzet stijgt, je team is in staat om beter te presteren en je forecasting wordt veel accurater. En toch werkt volgens Objective Management Group tot wel 68% van alle verkopers niet volgens een voor gedefinieerd sales proces.
Waarom een sales proces niet effectief is kan aan veel oorzaken liggen. Een kleine greep hieruit:
- Verkopers hebben geen helder beeld van de buyer's journey van hun klant en spelen daar niet correct op in
- De salesfunnel en dealstages zijn niet helder gedefinieerd of er is geen overeenstemming met het team
- Het sales proces is niet intuïtief, logisch of simpel
- Er is geen heldere doelstelling geformuleerd
- Er is geen eenduidige werkwijze in het team
- Tooling om salesactiviteiten te borgen ontbreekt
- De organisatie is niet in staat om accurate data uit systemen te halen
Breng je huidige sales proces in kaart
Om te weten waar je heen wilt met je salesafdeling, moet je weten waar je nu staat. Hoe ziet het huidige proces eruit, waar zitten de pijnpunten en waar zijn quick wins te behalen. Vaak is het verstandig om je huidige sales proces in kaart te brengen met een externe partij om nieuwe inzichten te verkrijgen.
De stappen daarna bestaan vooral uit het uitrollen van het nieuwe proces in een pilot fase, het implementeren van het nieuwe proces bij alle teamleden en een projectevaluatie.
Aan welke bijkomende kosten moet je denken
De eerste vraag die we bij dit proces krijgen is: wat kost me dat? Een terechte vraag want een procesoptimalisatie kost nu eenmaal tijd. Vaak moeten ook extra resources ingekocht worden. Het gaat hierbij om ‘directe kosten’ die verbonden zijn aan het proces. Hierbij kun je o.a. denken aan:
- Kosten van een nieuwe/andere sales tool (zoals HubSpot Sales of SalesForce)
- Implementatie en onboardingskosten (zoals data import of integratie tussen diverse tools)
- Een tijdsinvestering van meerdere medewerkers om het proces en systemen eigen te maken
- Training van de salesmedewerkers
- Externe adviseur
- Projectmanagement
Deze kosten zijn vooraf redelijk goed in kaart te brengen. Zodra het project is afgerond en het salesteam volgens het nieuwe proces werkt, is het verstandig om bovenstaande kosten te evalueren zodat je een exact kostenplaatje hebt. Alleen zo kun je de ROI van je nieuwe sales proces uitrekenen.
Hoeveel geld loop je mis als je je sales proces niet optimaliseert?
Een vraag die echter vaak over het hoofd wordt gezien is: welke omzet loop je mis als je je sales proces niet optimaliseert. Deze ‘indirecte kosten’ staan wellicht niet op de balans, maar zijn vaak hoger dan de directe kosten die komen kijken bij een optimalisatieproces. Bij het in kaart brengen van het sales proces zijn vaak de meeste pijnpunten boven tafel gekomen waarom het sales proces nu niet efficiënt verloopt. Nu is het zaak om hier een prijskaartje aan te hangen. Denk hierbij aan:
- Hoeveel tijd is het commerciële team kwijt met alle administratieve zaken die niet sales gerelateerd zijn zoals urenadministraties, reistijden, interne overleggen en andere randzaken.
- Hoeveel tijd is je team kwijt met het terugvinden van sales data zoals klantgegevens, belnotities, order historie etc.
- Hoeveel tijd is een vertegenwoordiger kwijt met het opvolgen van een SQL of opportunities tot hij/zij klant is (doorlooptijd).
- Wat is de ratio gewonnen ten opzichte van verloren deals? En hoeveel leads vallen er per fase af?
Probeer hier waardes aan te hangen:
- Wat is de gemiddelde dealwaarde
- Wat zijn de kosten per uur voor salesmedewerkers x het aantal uren aan ‘onnodige’ werkzaamheden die niet direct bijdragen aan het vergroten van je omzet?
- Hoeveel leads loop je mis doordat je geen inzicht hebt in je huidige sales funnel?
- Wat is de gemiddelde waarde van een SQL en wat loop je mis als die niet juist is opgevolgd?
Door deze misgelopen verkopen boven tafel te krijgen, krijg je een heel goed beeld wat je volgende stap zou moeten zijn. Zo kun je veel makkelijker afwegen of dit verlies in verhouding staat met de te maken kosten om een sales proces te optimaliseren. Wil je bijvoorbeeld een nieuwe sales tool aanschaffen voor meer inzicht, snellere werkprocessen en heldere klantendata uit één systeem: zet de toolingkosten, implementatiekosten en trainingskosten af tegen de misgelopen sales omzet.
Wat is de ROI van een verbeterd sales proces?
Om bovenstaande iets meer te illustreren hebben we dit uitgewerkt in een versimpeld rekenvoorbeeld:
- In het huidige proces is de gemiddelde omzet van het sales team €10.000,- per maand
- In dit proces is een medewerker 16 uur per maand (10% van 160 uur per maand) bezig met randzaken
- Als de randzaken niet meer nodig zijn door bijvoorbeeld sales automation dan kan de medewerker 10% meer deals sluiten.
- Dit betekent een gemiddelde omzet van €11.000,- in het nieuwe proces (bij geen kosten aan randzaken).
Indirect levert het dus €1.000,- per maand op (€12.000,- per jaar)
En stel, een nieuwe sales tool kost €750,- per maand met eenmalige investering van €2000,-.
Dan is de ROI in jaar 1: €12.000,- (opbrengsten) omzet / (€9000,- + €2000,-) (kosten) * 100 = €109,09
De ROI in jaar 2: €12.000,- (opbrengsten) / €9000,- (kosten) * 100 = €133,33
Als je weet dat een nieuwe sales tool je gaat helpen om administratieve taken met de 10% (of meer) te verminderen en je team efficiënter te laten werken dan is de rekensom snel gemaakt.
Ga aan de slag met de optimalisatie van jouw sales proces
Als je ook meer rendement uit je sales wilt halen, dan is het belangrijk om je sales proces te optimaliseren. Wij werken we intensief samen met bedrijven om zowel hun marketing als hun sales processen optimaal in te zetten.
