Tijdens de 24e HUG Meetup nam René de Jong – Managing Director van PSOhub - ons mee in de verschillende manieren om de efficiëntie van je interne organisatie te verhogen. Zijn belangrijkste tip? Zorg voor een warme overdracht voor nieuwe klanten van sales naar projectmanagement. René vertelde hoe je de veelvoorkomende kloof tussen verkoop en projectmanagement kunt dichten binnen het HubSpot eco-systeem. In dit blog lees je meer over de HUG en hoe die kloof volgens René de Jong te dichten is.
De kloof tussen marketing/sales en projectmanagement
Wat René de Jong opvalt is dat het marketing- en salesteam zich vooral richten op het binnenhalen van nieuwe klanten. Super goed natuurlijk. Maar zodra dit is gedaan, wordt de informatie naar een ander team gestuurd dat de verdere implementatie en onboarding van de nieuwe klant doet. Een warme overdracht is er niet en het marketing- en salesteam verdwijnen snel weer uit beeld. Dit is één van de redenen dat er een GAP ontstaat tussen marketing- en salesteams enerzijds en projectmanagement- en customer succes teams anderzijds.
Je herkent het zelf misschien ook wel; je gebruikt HubSpot voornamelijk voor je marketing- en salestaken, maar voor projectmanagement gebruik je een hele andere tool zoals Teamwork, Asana of Trello. En voor offertes? En bestanden? En dashboards? Analytics? Waarschijnlijk gebruik je veel verschillende tools voor het managen en tracken van (potentiële) klanten. Het nadeel? Vaak zijn deze tools niet goed geïntegreerd in het HubSpot eco-systeem waardoor het gehele proces niet goed wordt ondersteund. Ook dit is één van de belangrijkste oorzaken van de GAP.
René licht dit toe aan de hand van drie filmvoorbeelden:
1. De Da Vinci Code
Deze film gaat over een echte treasure hunt. En zo werkt het in de praktijk vaak ook: niet alle teams beschikken over alle informatie over klanten.. Vaak is de handover van sales naar projectmanagement niet goed geregeld en is er weinig inzicht in wat het customer succes management team precies doet. De treasure hunt naar de juiste informatie blijft hierdoor bestaan.
2. The Wolf of Wall Street
Deze film gaat over sales, sales en nog eens sales. Aftersales? Dat kennen ze niet. Het gaat alleen maar over het closen van de deal en daarna houdt het proces eigenlijk op. Wat er gebeurt is dat er vaak iets verkocht wordt zonder volledige kennis van alle kosten die erbij komen kijken. Voor teams is het belangrijk dat er een duidelijke overview is van alle kosten die komen kijken bij een project. Deze film is dus zeker een mooi voorbeeld van hoe het niét moet.
3. The Founder
Deze film gaat over het stroomlijnen van het proces. Er komen veel klanten binnen, dus dat is super, maar het gaat fout bij het optimaliseren en automatiseren van het proces om het eten zo snel mogelijk bij de klant te brengen. Dit zie je ook vaak terugkomen in organisaties; veel organisaties vinden het lastig om processen te automatiseren, mede doordat er geen realtime informatie en nauwkeurige KPI’s voor handen zijn.
Dicht de kloof met project management software binnen het HubSpot platform
Om de kloof te dichten is het volgens René belangrijk dat iedereen in een organisatie dezelfde taal spreekt; wat is het budget? Hoe is het contract opgezet? Is het budget wat we hebben afgesproken ook helemaal nodig? Het is belangrijk dat iedereen bekend is met alle informatie rondom het project en dat het dus geen treasure hunt meer hoeft te zijn naar informatie. Dit gaat mis als de tools die hiervoor gebruikt worden niet goed zijn geïntegreerd.
De oplossing? 360° projectmanagement software van PSOhub. PSOhub bevat een naadloze tweerichtings integratie waardoor het delen van data binnen HubSpot eenvoudig wordt. Vanuit een deal creëer je met slechts één klik een project in HubSpot. De dashboards, grafieken en rapportages helpen je om projecten effectief te beheren. Zo houd je controle over al jouw projecten. Verder is er de mogelijkheid om uren te registreren en kun je gewerkte uren nauwkeuriger factureren. Zo bespaar je veel administratief werk. Contractmanagement software maakt het mogelijk om in HubSpot aanpasbare contractsjablonen te gebruiken en biedt slimme tijd- en budgetwaarschuwingen. En PSOhub vereenvoudigd het facturatieproces door middel van automatische gegevensinvoer. Handmatig facturen maken is hiermee verleden tijd.
HubSpot en PSOhub iets voor jou?
Overall was het een geslaagde 24e HUG waarin René mensen heeft kunnen inspireren om de gap tussen marketing & sales en projectmanagement & customer succes management te dichten. Wil je meer weten over PSOhub en of het iets voor jou is? Neem dan een kijkje op hun website. Ben je benieuwd wat HubSpot nog meer voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan gerust eens contact op en dan kijken we samen naar hoe jij het meeste uit je HubSpot licentie kunt halen.
