CASE STUDY

Een self-service flow voor een efficiënter verkoopproces

Voor wie

Bedrijfsfitness Nederland

Expertises

HubSpot consultancy, Digital Marketing, HubSpot optimization, HubSpot Onboarding, Sales Hub, Content Hub

De uitdaging

Via BFNL kunnen werknemers goedkoper sporten. Daarvoor dienen werkgevers een raamovereenkomst te sluiten, waarna werknemers toegang krijgen tot de MijnFitnessPlan-omgeving om abonnementen af te sluiten. Dit proces is relatief eenvoudig, maar voor kleinere bedrijven met minder dan 50 werknemers is het niet efficiënt voor BFNL om hier salesmedewerkers bij te betrekken. Bovendien zijn er verschillende verrekeningsmogelijkheden en is de aanvrager niet altijd degene die de overeenkomst tekent. BFNL wilde dit proces volledig automatiseren zodat nieuwe aanvragen zonder inmenging van de salesafdeling verwerkt kunnen worden.

Onze aanpak

Een self-service sales flow

Om aan de vraag van BFNL te voldoen, hebben we een geautomatiseerde ‘Self-Service Sales Flow’ ontwikkeld. In deze workflow kan de werkgever (de klant van BFNL) uit drie opties kiezen. Elke optie heeft zijn eigen set aan data en een eigen raamovereenkomst.

Eerst hebben we voor de klant een drietal ‘custom quotes' gemaakt die elk hun eigen set van datatokens bevat. Zo krijgt elke aanvraag een contract met de gegevens die voor die persoon van toepassing zijn.

Daarnaast hebben we een HubSpot formulier gebouwd dat op basis van de keuzes die een klant maakt andere velden laat zien. Hierdoor maken we het de BFNL-klant gemakkelijk en kunnen we de juiste klantinformatie opslaan en verwerken.

Een van de complicaties die we moesten overwinnen is dat degene die het formulier invult niet degene hoeft te zijn die tekenbevoegd is. Daarvoor hebben we maatwerk code geschreven die kijkt of het e-mailadres van het 'administratieve contact' overeenkomt met degene die tekent. Zo niet, dan maken we twee contacten aan in het CRM en zorgt de code ervoor dat de juiste persoon als tekenaar wordt toegevoegd. Deze persoon is dan ook degene die tekent via HubSpot e-signing, terwijl het 'administratieve contact' in de overeenkomst staat.

Er wordt hiervoor een deal aangemaakt, die vervolgens in een speciaal ingerichte 'self-service flow' pipeline komt. Nu wordt er een proces gestart dat alle gegevens verzamelt en hiermee het contract opstelt.

Wanneer dit is gedaan wordt het contract verzonden naar de juiste personen en start een 'reminder workflow'. Deze reminder workflow herinnert het betreffende contact - middels een aantal e-mails - om te tekenen. Wanneer er niet overgegaan wordt tot tekenen gaat de deal op ‘lost’. Wanneer de contactpersoon wel tekent, stopt de workflow, gaat de deal op ‘won’ en wordt de contacteigenaar op de hoogte gesteld. De organisatie wordt vervolgens als klant aangemerkt en alle relevante data uit het contract wordt automatisch bijgewerkt.

Het resultaat

De nieuwe geautomatiseerde salesflow van BFNL is succesvol geïmplementeerd en live gegaan. Dat leidde tot een aanzienlijke efficiëntieverbetering, waardoor de salesafdeling zich kan concentreren op grotere bedrijven en complexere deals. De eerste getekende deals via deze geautomatiseerde flow werden binnen enkele dagen na de livegang al succesvol afgerond. Dankzij de oplossing kunnen kleinere bedrijven nu eenvoudig en snel raamovereenkomsten afsluiten zonder handmatige tussenkomst, wat resulteert in snellere afhandeling en een verbeterde interne en externe klanttevredenheid.

“We hebben een geweldige samenwerking met Bright ervaren. De Self-Service Flow die zij voor ons hebben ontwikkeld, was van strategisch belang om nog beter aandacht te kunnen geven aan onze grotere klanten. Samen met Bright hebben we een volledig geautomatiseerd salesproces in HubSpot opgezet, inclusief diverse touchpoints gedurende het gehele verkooptraject.

Antonio Barradas

CEO, Bedrijfsfitness Nederland

De Self-Service Flow werkt bovendien zo goed dat we besloten hebben om alle klanten met minder dan 75 medewerkers voortaan op deze manier te begeleiden. Dankzij deze aanpak kunnen we nieuwe klanten nu op een effectieve en schaalbare manier blijven benaderen, terwijl we onze resources vrijmaken voor grotere en complexere projecten. Het team van Bright heeft ons hierbij uitstekend ondersteund, waardoor de implementatie snel en soepel verliep.”

Gerrit Faber

Head of Sales, Bedrijfsfitness Nederland

Wat Bedrijfsfitness Nederland over Bright zegt: