Waarschijnlijk ben je al op de hoogte, maar vanaf februari 2024 gaan Gmail en Yahoo strengere regels hanteren voor ‘bulk senders’. Dit doen ze om hun gebruikers nog beter tegen spam te beschermen. Voor jou als (e-mail)marketeer betekent dit dat je een aantal instellingen op orde moet hebben in je HubSpot Portal om te voorkomen dat jouw e-mails in de spamboxen van Google en Yahoo terechtkomen.
Je vraagt je misschien af: 'Wat betekent dit voor mij?' Maak je geen zorgen! Bij deze delen we nog even de belangrijkste updates en acties die er vanuit jou worden verwacht:
- Actie 1: Authenticatie van je e-mails met SPF, DKIM en DMARC,
- Actie 2: Controleren van je afzender e-mailadres
- Actie 3: Het inschakelen van eenvoudige uitschrijving en
- Actie 4: Alleen gewenste e-mails versturen met lage spamrates
ACTIE 1: Update je DNS records
Vanaf 1 februari zullen Google en Yahoo vereisen dat je jouw e-mailauthenticatie (SPF, DKIM en DMARC records) op de juiste manier geconfigureerd hebt in HubSpot. Heb je dit niet ingesteld, dan is de kans groot dat jouw (marketing)e-mails straks worden teruggestuurd met een 5.7.26-fout, worden geblokkeerd, of in de spambox verdwijnen.
Hoewel dit misschien plotseling lijkt, zijn deze (e-mail)authenticatie instellingen altijd al als ‘best-practise’ beschouwd om jouw e-mails op de juiste manier af te leveren. De kans is dus aanwezig dat jij één en ander al goed hebt ingesteld, maar we raden je toch aan om nog even goed naar de volgende acties te kijken!
- Configureer een SPF record.
- Configureer een DMARC record.
- Configureer DKIM records.
Je kunt gemakkelijk zien welke stappen je nog moet uitvoeren door te navigeren naar de domeininstellingen binnen je HubSpot portal. Deze vind je onder ‘Instellingen’ > ‘Website’ > ‘Domain & URLs’. Onderaan het overzicht zie je de status van je ‘Email sending domains’. HubSpot heeft het gelukkig makkelijk gemaakt om de records goed te configureren. Mocht er namelijk nog iets niet goed geconfigureerd zijn, dan zie je een knop ‘Continue setup’ bij het betreffende domein. Door hierop te klikken zie je direct welke DNS records je nog moet configureren en kun je deze makkelijk aanleveren bij de persoon of het bedrijf dat je domein beheert.
ACTIE 2: Controleren van je afzender e-mailadres
Een goede configuratie van je e-mail sending domain dekt niet alles. Het is cruciaal om te controleren of je 'afzenderadres' actief gebruikt wordt in je verbonden domein en of deze geauthenticeerd is met DKIM of SPF. Bij het opstellen van jouw marketing e-mails zie je in HubSpot een ‘suggestie/waarschuwing’ bij het opslaan of verzenden van je e-mail als je een afzenderadres gebruikt die niet aan je verbonden domein gekoppeld is. We raden dan ook aan om, met terugwerkende kracht, al je actieve campagnes door te nemen en deze suggestie/jou afzender e-mailadres te controleren.
ACTIE 3: Marketing e-mail unsubscribe knop
Een tweede belangrijke eis is dat jij als e-mailverzender het jouw ontvangers nu zo eenvoudig mogelijk moet maken om zich uit te kunnen schrijven voor e-mails. De unsubscribe knop onderin de footer is daarin niet meer voldoende.
Deze wijziging heeft HubSpot echter zelf al toegepast. Er wordt namelijk een automatische Unsubscribe-knop getoond in de header, achter de afzender van de e-mail (zie voorbeeld). Dit zal de komende tijd misschien voor meer unsubscribers zorgen, maar helaas is hier niets in aan te passen. 
Hoewel er dus voor jou op dit moment geen actie is vereist, raden wij je aan om de ontwikkelingen rondom jouw e-mail deliverability de komende tijd in de gaten te houden.
Unsubscribe setting 1:1 e-mails inschakelen
De bovengenoemde unsubscribe link wordt niet getoond bij e-mails die vanuit het CRM gestuurd worden. Om bij deze mails te voorkomen dat deze in de spam belanden, adviseren wij de 1:1 Unsubscribe setting in te schakelen. Wanneer je je data privacy settings in de portal ingeschakeld zijn, dan is dit automatisch ingesteld voor alle gebruikers. Echter kan dit door gebruikers zelf ook worden uitgeschakeld vanuit hun persoonlijke instellingen. Deel dus met je collega’s deze instructies om hen te stimuleren dit wel ingeschakeld te laten.
Let op! Wanneer je je data privacy settings momenteel niet ingeschakeld hebt, zet deze knop dan niet zomaar om. Dit kan behoorlijke impact hebben. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
ACTIE 4: Alleen gewenste e-mails versturen met lage spamrates
De laatste actie is zeker niet nieuw, maar wel goed om nog even te benoemen: Zorg ervoor dat je e-mails verzendt aan mensen die jouw e-mails ook echt willen ontvangen. Verzenders die consequent meer dan 0,3% spamklachten hebben, zullen prestatieproblemen ondervinden bij het versturen van marketinge-mails, zoals delays, het belanden in de spamfolder of bounces. Het streven is om het percentage van spamklachten onder 0,1% te houden.
Wil je het aantal spamklachten bijhouden? Yahoo spamklachten worden in HubSpot bijgehouden bij de Spamrapporten. Gmail-spamklachten worden echter niet bijgehouden in HubSpot. Dit komt omdat ze een uniek feedbackloop-programma gebruiken dat de privacy van gebruikers beschermt. Wil jij ook deze spamklachten , dan kun je je inschrijven bij Google Postmaster Tools (GPT). GPT geeft je een overzicht van je verzendprestaties met Gmail, inclusief inzicht in je spampercentages, domeinreputatie, leveringsfouten en meer.
Ga dus gauw aan de slag met bovenstaande acties! Mocht je vragen hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen. We helpen je hier graag verder!
