Wanneer je als bedrijf wil groeien is een goed en schaalbaar CRM systeem in mijn ogen immers onmisbaar. Voorheen koos ik voor Salesforce omdat dit platform op dat moment het beste leek te voldoen aan de doelen en ambities van mijn bedrijf. Tot we jaren geleden overgingen naar het -destijds gloednieuwe - HubSpot CRM, heb ik altijd met veel plezier gebruik gemaakt van Salesforce.
Desondanks heb ik al die jaren wel het gevoel gehad dat we slechts een klein deel van de mogelijkheden die Salesforce biedt daadwerkelijk gebruikt hebben (ondanks de koppeling met de marketingmodule van Hubspot, Marketing Hub). Dit kwam vooral omdat ik zelf niet genoeg kennis had om eenvoudige rapportages te maken rondom bijvoorbeeld verwachte omzet bij nieuwe en bestaande klanten. Daardoor was het voor mij ook lastig om de link te leggen tussen onze investeringen in marketing en de extra opbrengst die daaruit voortkwam.
Inmiddels draaien we volledig op HubSpot (CMS en Enterprise Growth Suite) en heb ik voor mijn gevoel aanzienlijk meer grip op hoe onze marketing- en verkoopinspanningen effect hebben op de verdere groei van ons bedrijf. De overstap van Salesforce naar HubSpot heeft voor ons dus gunstig uitgepakt! Omdat het overstappen van Salesforce naar HubSpot een behoorlijk pittige klus kan zijn, heb ik hieronder beschreven wanneer het een verstandige zet kan zijn en hoe je het kan aanpakken, zodra je deze keuze hebt gemaakt.
Wanneer overstappen van Salesforce naar HubSpot?
De bedoeling van dit artikel is niet om ieder bedrijf te proberen overtuigen om van Salesforce naar HubSpot over te stappen. Sterker nog: in de volgende twee scenario’s zou ik sowieso adviseren om überhaupt heel goed te overwegen of dit een handige stap is:
Scenario 1: wanneer Salesforce volledig geïntegreerd is met andere systemen binnen je bedrijf. Als Salesforce gekoppeld is aan je ERP-systeem of aan je invoicing systeem, kan het een hele kluif zijn om alle data te migreren en de betreffende integraties opnieuw tot stand te brengen, maar dan in HubSpot.
Scenario 2: wanneer Salesforce volledig en naar volle tevredenheid is geadopteerd door alle verkopers binnen je bedrijf en ze het systeem, inclusief de mobiele apps dagelijks intensief gebruiken. Een overgang naar HubSpot zal in dat geval een behoorlijke impact hebben op hun dagelijkse werkzaamheden. Met als gevolg dat de adoptie van HubSpot een lastig verandertraject zal gaan worden met heimwee naar 'het oude vertrouwde' Salesforce.
In alle andere gevallen is het zeker het overwegen waard om te migreren naar HubSpot. Één van de belangrijkste extra argumenten daarvoor is de “total cost of ownership” (TCO). Volgens deze berekening bedraagt de TCO voor HubSpot op basis van 10 actieve gebruikers rond de 17.500 USD per jaar ten opzichte van Salesforce met hetzelfde aantal gebruikers rond de 43.000 USD per jaar. Een behoorlijk verschil!
Maar hoe kun je deze migratie nu het beste aanpakken? Hieronder beschrijf ik vijf stappen die je kunt zetten om te komen tot een zo’n soepel mogelijk verlopende migratie van Salesforce naar HubSpot.
Hoe overstappen van Salesforce naar HubSpot?
Overstappen van het ene naar het andere softwareplatform is een proces met valkuilen, zeker als het gaat om het overstappen van het ene CRM systeem (Salesforce) naar het andere CRM (HubSpot, in dit geval.) Om toch te komen tot een zo’n probleemloos mogelijke overstap adviseer ik de volgende 4 stappen in acht te nemen.
Stap 1: Beschrijf je huidige marketing- en salesproces zo volledig mogelijk
Ieder bedrijf heeft één (of meerdere) marketing- en salesprocessen. Maar weinig bedrijven hebben deze ook geuniformiseerd en gedocumenteerd. Om te kunnen komen tot een succesvolle migratie is dit een absolute voorwaarde. Een marketing- en salesproces bestaat uit verschillende onderdelen, waarvan ik hieronder de zes belangrijkste benoem:
Prospecting – In deze stap zijn marketing en sales op zoek naar potentiële klanten (leads). Deze kunnen op allerlei manieren gegenereerd worden, via de online kanalen (website, online adverteren, social media, inbound marketing, account based marketing) of via de offline kanalen (evenementen, beursbezoek, cold calling).
Connecting - In deze stap probeert sales in contact te komen met interessante leads en te onderzoeken of deze leads voldoende gekwalificeerd zijn voor een verder vervolg van het verkooptraject.
Researching - In deze stap gaat sales, als daar voldoende aanleiding voor is, aan de slag met een meer op maat gemaakte oplossing voor zijn potentiële klant.
Presenting - in deze fase wordt aan serieuze prospects een op maat gemaakt voorstel gepresenteerd op basis van zijn of haar unieke situatie.
Closing - In deze fase worden de onderhandelingen gevoerd en besloten met een getekend contract of met (niet te hopen) uitstel of afstel…
Customer succes - In deze fase (die vaak in het kader van CRM over het hoofd wordt gezien) is de klant aan boord en is het belangrijk dat er alles aan gedaan wordt dat deze zich thuis gaat en blijft voelen bij jouw bedrijf.
Zodra deze stappen in kaart zijn gebracht en zijn uitgetekend in een stroomschema, is de basis gelegd voor de volgende stap.
Stap 2: Begin met de technische migratie
In deze stap zorg je ervoor dat de ‘technische onderdelen’, zoals landingspagina’s, e-mailtemplates, lead scoring, campagnestructuur, workflows en data wordt overgezet vanuit Salesforce naar HubSpot.
Door gebruik te maken van de ‘native integration’ die bestaat tussen de twee systemen, kun je met één druk op de knop een groot gedeelte van bovenstaande onderdelen binnen korte tijd migreren. Het zijn de complexere onderdelen die meer tijd kosten. Heb je bijvoorbeeld complexe dashboards in Salesforce staan, dan is het aan te bevelen om tijdelijk beide systemen naast elkaar te blijven gebruiken: Salesforce voor de gebruikelijke werkzaamheden en HubSpot voor de ontbrekende onderdelen (Sales Pro), totdat je alles in kaart hebt gebracht en hebt overgezet.
Stap 3: Begin met een pilot campagne
Om te voorkomen dat je HubSpot account direct na overgang al gebruikt wordt door het hele bedrijf, zonder dat getoetst is of de migratie wel goed is uitgevoerd, is mijn advies: start met een pilot campagne.
Het handigste is om een specifieke product/markt combinatie te selecteren en daarvoor een pilot campagne op te zetten. Met behulp van deze pilot campagne kun je vervolgens toetsen of alle stappen van het marketing- en sales-proces op de juiste wijze worden ondersteund door je nieuwe inrichting in HubSpot. Belangrijk hierbij is om een ambitieuze sales medewerker aan te haken, die bereid is om kritisch mee te denken over de inrichting. Daarnaast is het in deze pilotfase belangrijk om ook de sales directeur te betrekken en regelmatig bij hem of haar te toetsen of de rapportage behoeftes voldoende ingevuld zijn.
Op het moment dat in deze pilotfase blijkt dat de ingerichte omgeving in HubSpot voldoet aan de wensen van de organisatie kan de volgende stap gezet worden.
Stap 4: Uitbreiden van de inrichting tot volwaardig gebruik
Op basis van de configuratie die voortkomt uit de pilotfase kan vervolgens het hele HubSpot platform verder worden ingericht. Uiteraard kan het voorkomen dat er variaties gewenst zijn op het pilotproces, maar omdat de basis staat is het minder complex om aanpassingen te doen.
Het grote voordeel van HubSpot ten opzichte van Salesforce in deze fase is, dat je voor het onderhouden en uitbreiden van het systeem geen fulltime administrator hoeft aan te nemen. De meeste aanpassingen kun je zelf uitvoeren en als je er niet uitkomt, heeft HubSpot een gratis bibliotheek met tutorials en een gratis supportdesk ingericht voor je. Bij complexere aanpassingen kun je ook altijd een beroep doen op een HubSpot Solutions Partner, waarbij het wel aan te raden is om te kiezen voor een partner die hiervoor is gecertificeerd.
Start je HubSpot migratie!
Ben je overtuigd van HubSpot en wil je overstappen? Neem contact met ons op en samen bekijken we welke stappen je moet doorlopen voor een succesvolle migratie.
