In veel bedrijven is het CRM de spin in het web. Hier slaan de afdelingen sales, marketing en service belangrijke informatie op om (potentiële) klanten zo goed mogelijk te helpen. Dit betekent dat je CRM aan flink wat moderne eisen moet voldoen, zoals mijn collega Marleen in een eerder blog al toelichtte. Veel organisaties kiezen er daarom voor om over te stappen op het HubSpot CRM, omdat dit CRM veel mogelijkheden biedt en ook goed te combineren is met andere hubs van HubSpot. Een prima idee! Maar wel een flinke klus. In dit blog help ik je daarom om de overgang zo soepel mogelijk te maken.
Van basic CRM naar HubSpot
De basis van een CRM gaat natuurlijk om het managen van je contacten. Veel Nederlandse organisaties doen dit niet in een CRM systeem, maar in software als Excel. Mailtjes worden simpelweg opgeslagen in Outlook en met wat geluk houdt een salesrep ook een eigen bestandje bij met de laatste acties. Dit betekent dat de overdracht tussen collega’s lastig is, en ook bij vertrek van een collega gaat er veel informatie verloren. Veel bedrijven zien daarom voordelen van een basis CRM omdat het ervoor zorgt dat gegevens op één plek worden opgeslagen (vaak Cloud-based). Voorbeelden van zo’n soort CRM zijn Zoho of Pipedrive.
Wil je overstappen van je huidige (eenvoudigere) CRM naar HubSpot, stel dan eerst de volgende vragen:
- Waarom wil je overstappen? Oftewel: welke functionaliteiten mis je in je huidige CRM?
- Kun je deze oplossen met het HubSpot CRM? Besef je dat de kracht van HubSpot vooral ligt in de combinatie met de HubSpot Sales, Service en Marketing Hub. Je sales team kan vooral efficiënter en doelgerichter werken als ze de informatie uit deze bronnen combineren. Idealiter maak je al gebruik van een of meerdere hubs wanneer je overstapt naar het CRM.
- Welke software wil je koppelen aan je CRM systeem? Het voordeel van een lead management systeem is niet alleen de opslag van je contactinformatie op één plek, maar ook dat je informatie uit andere systemen direct in kan zien. Gelukkig heeft HubSpot een groot ecosysteem en zijn er dus veel integraties mogelijk. Zoek vooraf wel goed uit hoe de apps precies gesynchroniseerd worden en welke gegevens zichtbaar worden in HubSpot.
Hoewel het HubSpot CRM gratis is, haal je er dus het meeste uit in combinatie met een van de andere hubs. Al met al kun je dan rekenen op diepere inzichten en analyses van klantdata door de gehele customer journey, betere mogelijkheden voor ABM en inzichten met behulp van AI om lead intent beter in te schatten.
Van uitgebreid CRM naar HubSpot
Een ander scenario is het overgaan van een uitgebreid CRM (grootste voorbeeld: Salesforce of Oracle) naar HubSpot. Het grootste verschil tussen deze platformen zit hem vaak in de mogelijkheden voor rapportages en de mogelijkheden in het aanpassen van bepaalde instellingen. Hoewel de mogelijkheden binnen het HubSpot CRM nog steeds groot zijn, moet je vaak wel wat concessies doen als je het uitgebreide Salesforce of Oracle gewend bent. Bedenk je daarom vooraf:
- Of je alleen over wilt stappen naar het CRM. Mijn advies is om in elk geval ook HubSpot Sales (Pro) aan te schaffen. Hierdoor wordt je CRM vergelijkbaarder met de situatie waar je vandaan kwam.
- Wat precies de reden is dat je over wilt stappen. Is het omdat je marketingafdeling al gebruik maakt van de HubSpot marketing hub? Dan is de keuze logisch, maar moet deze alsnog goed onderbouwd worden richting je sales team. Als de overgang niet goed begeleid wordt, is de kans groot dat het gebruik van het CRM afneemt- zonde!
Rechten, rollen en teams
Voorafgaand aan een overstap van het ene CRM naar het andere, is het belangrijk om een overzicht te maken van je gebruikers, rollen en teams. Sinds de ingang van de AVG is het nog belangrijker geworden om helder te hebben wie welke gegevens kan inzien. Een autorisatiematrix kan hierbij helpen. Hierin kun je in vastleggen wie contacten mag importeren, exporteren, bewerken en zien. Door vooraf goed na te denken over de rolverdeling en dit uit te werken op papier, voorkom je problemen achteraf. Een handig voorbeeld vond ik via het Perfect View CRM. Daarnaast is de overgang naar een nieuw CRM het perfecte moment om na te denken over je sales werkwijze. Welke functionaliteiten uit je nieuwe CRM wil je echt gaan gebruiken? En hoe verloopt de samenwerking eigenlijk tussen marketing en sales?
Tot slot: garbage in = garbage out
In dit blog las je meer over de belangrijkste overwegingen wanneer je over wilt stappen naar het HubSpot CRM, zoals het duidelijk in kaart brengen van je wensen en het eventueel aanpassen van je werkwijze. Toch is er één ding misschien nog wel belangrijker: het overzetten van oude data. Op het moment dat je al werkt met een CRM systeem, wil je waarschijnlijk de verzamelde lead informatie meenemen naar je nieuwe CRM. Toch is deze datakwaliteit vaak niet zo hoog en soms niet up-to-date. Daarom wordt vaak aangeraden om in eerste instantie alleen de meest elementaire gegevens uit je oude systeem in het nieuwe te importeren. Zo voorkom je dat je in je nieuwe CRM start met veel onnodige en onvolledige gegevens. Maak wel een export van je hele CRM, zodat je altijd nog terug kan vallen op de data, mocht je erachter komen dat er iets mist.
