Als een beslissing verkeerd uitpakt, is dat vaak omdat deze genomen is op basis onderbuikgevoel. De oplossing is vrij simpel: maak beslissingen op basis van data! Het helpt om deze data te visualiseren in een dashboard. Zo zie je in één opslag een actueel overzicht van hoe je salesactiviteiten ervoor staan en of je op koers bent met het halen van de salesdoelen. Een fijne houvast voor het uitstippelen en bijsturen van je salesstrategie en het monitoren van de day-to-day salesoperatie. Maar hoe kom je tot een goed sales dashboard? Dat is een kwestie van reverse engineering: je moet namelijk eerst bepalen wat je wilt weten, voordat je het kunt visualiseren in een dashboard. In dit blog laat ik je zien hoe je in 5 stappen tot een modern sales dashboard komt.
1. Bepaal welke sales statistieken je wilt bijhouden
De eerste vraag is misschien wel de moeilijkste vraag: welke statistieken wil je bijhouden? Iedere organisatie en iedere rol binnen een organisatie heeft andere KPI’s. Bij SAAS bedrijven zijn begrippen als churn en customer lifetime value heel belangrijk, voor handelsbedrijven zijn inkoop en verkoop cijfers van groot belang. Een sales manager wil graag activiteiten van z’n team meten, de CEO wil in één oogopslag de totale omzetcijfers zien en de verkoper meet graag zijn eigen resultaten. Afhankelijk van jouw organisatie en jouw rol(len) binnen het bedrijf beantwoord je de volgende vragen:
- Welke resultaten worden regelmatig bekeken binnen het bedrijf, binnen het verkoopteam en in één op één meetings?
- Wat zijn de KPI’s van de organisatie?
- Zijn bepaalde statistieken belangrijker dan andere?
- Zijn er meerdere verkoopteams binnen de organisatie?
Over het algemeen vallen de de verkoopstatistieken die je wilt meten binnen één of meerdere van de volgende categorieën:
- Verkoopacties
- Pipeline resultaten
- Leadgeneratie
- Conversieresultaten
- Verkoopproductiviteit
2. Hoe wil je het sales dashboard gaan gebruiken?
Ik raad niet aan om te gaan zoeken naar één one-size-fits all dashboard. Zo’n generiek dashboard zegt eigenlijk net niks. Het is dus belangrijk om van te voren te bepalen hoe het dashboard gebruikt gaat worden en door wie. Gaat het om de verkoper die z’n maandelijks voortgang bij moet kunnen houden? Of gaat het om de manager die moet bepalen welke verkoper het beste presteert en waarom? Beantwoord de volgende drie vragen om duidelijkheid te krijgen:
- Wie gaat het dashboard gebruiken? Verkopers, managers of C-Level?
- Hoe gaan ze het gebruiken? Dagelijks, wekelijks, maandelijks?
- Welke informatie willen ze zien? Kies de metrics, de wijze van presenteren (denk aan grafieken vs getallen) en welke berekeningen willen zij zien (en welke juist niet!).
Vergeet niet dat het ook van belang is om te bedenken waar het dashboard gepresenteerd gaat worden. Verkopers kijken ook vaak als ze onderweg zijn, via hun telefoon. In andere gevallen staat een dashboard op het grote scherm van de board room, denk hier vooraf over na.
3. Waar ga je een dashboard in maken?
Mijn advies is om het dasboard te maken in je huidige CRM. Data is namelijk de basis van elk dashboard en als het goed is bevat jouw CRM al de meeste data die je nodig hebt. Mocht je geen CRM gebruiken of bevat het CRM geen dashboarding tools, dan zijn er een aantal andere opties. Veel mensen gebruiken voor dashboards nog steeds Excel, een prima oplossing. Oneindig veel mogelijkheden maar visueel vaak iets minder sterk. Heb je wel alle data maar ben je op zoek naar een goede sales dashboard tool, dan kun je de volgende proberen:
4. Verzamel de juiste data
Als je het sales dashboard in je CRM gaat maken kun je deze stap overslaan. Je hebt namelijk alle data centraal staan in hetzelfde systeem als waarin het dashboard komt te staan. Dit is overigens wel een goed moment om te controleren of de database niet vervuild is. De rapportages in het sales dashboard zijn zo sterk als de kwaliteit van de data.
Als je de data op een andere plek hebt staan als de plek waar je het dashboard gaat maken, is het wat extra werk. Je moet dan de data exporteren uit het ene systeem en importeren in het andere systeem. Dit kan zowel handmatig als automatisch, afhankelijk van de systemen. Met behulp van een API is het bijvoorbeeld mogelijk om data automatisch van systeem naar systeem te sturen. De API zorgt ervoor dat de data automatisch eens in de zoveel tijd gesynchroniseerd wordt naar de desbetreffende dashboard applicatie. De handmatige optie is om op een vast tijdstip de gewenste data te exporteren naar bijvoorbeeld een Excel bestand. Je kunt er dan voor kiezen om de sales dashboards in Excel te maken, of om de data te importeren in een andere dashboard applicatie.
5. Maak de benodigde sales rapportages
Je kunt bij het maken van een rapportage kiezen uit verschillende visuals om de data in de presenteren. Hierbij een aantal tips bij het kiezen van visuals per type rapportage:
- Vergelijkingen (bijvoorbeeld tussen twee sales teams): Staafdiagram (horizontaal), Staafdiagram (verticaal), lijn grafiek, taartdiagram, spreidingsdiagram (Scatterplot)
- Trends (groei per maand): Lijngrafiek, combinatie lijngrafiek (bijvoorbeeld met een dubbele Y-as), staafdiagram (verticaal)
- Samenvoeging (totale groei per maand per verkoper): Taartdiagram, gestapelde staafdiagram, gebied grafiek, watervaldiagram
Aan de slag met jouw ideale sales dashboard
Door deze 5 stappen te volgen ben je weer een stuk dichterbij het ideale sales dashboard én een datagedreven salesstrategie. Wat zijn jouw ervaringen met dashboards? Vind je het als manager een prettige manier om sturing te geven aan jouw team? Of vind je het als verkoper zijnde juist een vervelend graatmeter? Ik denk graag met je mee over hoe je sales dashboards kunt opzetten die zinvol zijn voor iedereen binnen jouw organisatie. En ben je benieuwd naar een goede tool voor sales dashboarding? Ik laat je graag de mogelijkheden zien van het gratis (!) HubSpot CRM!
