Een workflow helpt je om een werkproces te ordenen. HubSpot heeft z’n eigen versie: in de tool kun je geautomatiseerde workflows inzetten voor zowel marketing, sales en service doeleinden. Zo kun je dus niet alleen je lead nurturing automatiseren, maar profiteren ook interne processen van deze handigheid. Klinkt top, maar er liggen ook gevaren op de loer. Als je niet oppast, heb je binnen de kortste keren een brei aan workflows waardoor je niet meer weet wat er aan de achterkant van je HubSpot account gebeurt. In dit blog zet ik 6 tips op een rij waarmee je orde in de chaos schept óf zorgt dat je die chaos voor bent.
#1. Breng je workflow (visueel) in kaart
Stap één bij het optimaliseren van je workflows gebeurt – echt waar – buiten HubSpot. Zet voordat je start met het bouwen van je flows eerst op een rijtje wat wanneer moet gebeuren. Dit kan heel simpel, bijvoorbeeld op een whiteboard, of in een tool als Gliffy. Beide opties hebben wat mij betreft de voorkeur boven het direct bouwen in HubSpot omdat:
- Je over referentiemateriaal beschikt waar je altijd op terug kan vallen
- Je niet HubSpottende collega’s zo makkelijker betrekt in het proces
- Het je dwingt om éérst na te denken over het proces, voordat je verstrikt raakt in if/then branches
#2. Pas liever geen actieve workflows aan
Een grote fout is het aanpassen van actieve workflows. Dit wordt wel vaak gedaan, bijvoorbeeld omdat de enrollment trigger moet worden aangepast. Helaas worden contacten die al in je workflow zitten in zo’n geval niet automatisch verwijderd. Wil je dit aanpassen, dan moet je dit doen bij settings > unenrollment and suppression, waar je vervolgens aanvinkt dat je de bestaande contacten wilt verwijderen.
Wil je iets veranderen aan het tempo waarop contacten door een workflow worden geleid? Let dan op: als je de tussenpozen verkort, geldt deze aanpassing niet voor bestaande contacten die al in je workflow zitten. Als je ze verlengt, past HubSpot dit wél toe op bestaande contacten. Kortom: sleutelen in actieve workflows is een recept voor verwarring. Mijn advies? Gewoon niet doen.
#3. Controleer regelmatige op conflicterende workflows
Op het moment dat je meerdere workflows hebt lopen, bestaat de kans dat je conflicterende workflows hebt. Dit gebeurt voornamelijk wanneer je workflows hebt die direct iets doen nadat een contact wordt aangemaakt. Bijvoorbeeld wanneer een workflow een property aanvult, terwijl een andere ‘m leegt.
Je kunt dit voorkomen door via properties (bijvoorbeeld lifecycle stage) te checken in hoeveel workflows een property wordt gebruikt. Ruim hiervoor iedere maand tijd in, zodat je precies weet wat er gaande is in je workflows. Best practice is om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk workflows per property hebt.
#4. Voeg vertragingen toe
Het is verleidelijk om contacten snel door een workflow heen te pushen, maar dit is niet altijd een goed idee. Dit geldt al helemaal niet voor workflows die je intern inzet. Zo duurt het soms een paar seconden voordat alle informatie in HubSpot automatisch is aangevuld. Het is dus raadzaam om HubSpot even een adempauze te geven voordat je acties aan een contact of teamlid koppelt. Als je marketing e-mails de deur uit doet en acties op basis van opens/kliks instelt, moet je je contacten wel de tijd geven om je e-mails daadwerkelijk te openen. Kortom: geduld is een schone zaak en zal de kwaliteit van je workflows ten goede komen.
#5. Communiceer goed met je team
Mijn vijfde tip geldt eigenlijk voor elk proces dat je opzet: bespreek vooraf wie verantwoordelijk is. Maak afspraken over elke stap in de workflows en hoe je omgaat met contacten die workflows hebben doorlopen. Wanneer er meerdere mensen in je team workflows maken, zorg dan dat werkprocessen duidelijk zijn én order je flows in mappen met naming conventions. Zo kan iedereen gemakkelijk terugvinden welke workflows er zijn en bij welk proces ze horen.
#6. Test je workflow
Mijn zesde tip mag je zeker niet overslaan, want je kunt een flow nog zo goed bedacht hebben: een foutje kan er zo doorheen glippen. Als je naar workflows gaat in HubSpot, zie je rechts bovenin je scherm een testknop waar je contacten kunt toevoegen die aan je criteria voldoen. Door op deze knop te klikken, zie je precies welke mails zij gaan ontvangen. Zorg ook dat je alle e-mails in je workflow los getest hebt, in verschillende emailbrowsers. Zo weet je zeker dat je ontvangers de mails ook goed kunnen zien.
Ready, set, workflow!
Met deze tips kom je een eind met het scheppen van orde in de workflow chaos. Mijn allerlaatste tip is: keep it simple. Als je workflow té ingewikkeld wordt, betekent dit vaak dat er een opruimslag nodig is. Denk aan het opsplitsen van een flow in meerdere flows, of het aanpassen van lijsten.
