Je bent eruit! HubSpot is dé tool die jouw marketing-, sales-, of serviceactiviteiten naar een volgend level gaat brengen. Omdat het vaak lastig is om zelf een nieuwe tool helemaal goed in te richten, kiezen veel bedrijven ervoor om een HubSpot partner in te schakelen voor de implementatie. Om te zorgen dat jouw HubSpot account zo goed mogelijk ingericht wordt, is het belangrijk om een aantal stappen te doorlopen vóór je een partner kiest, maar ook als de implementatie is afgerond. Welke stappen dat zijn? Dat lees je in dit blog.
#1. Doe voorwerk
Voordat ik dieper in ga op alle dingen waarop je moet letten bij een HubSpot implementatie, wil ik je vragen of HubSpot wel de juiste tool is voor jouw bedrijf en jouw doelen. HubSpot is inmiddels uitgegroeid tot een krachtig en uitgebreid platform voor zowel startups als grote bedrijven, en je kunt er terecht met je website, voor marketing automation, salesactiviteiten en customer success. Maar dit betekent niet per definitie dat het platform perfect is voor jou. Doe daarom je voorwerk:
- Breng in kaart welke dingen je op korte termijn wil veranderen op het gebied van marketing, sales of service. Bijvoorbeeld het inzetten van lead nurturing of het gebruiken van sales sequences.
- Breng daarna in kaart wat je op langere termijn graag zou willen veranderen. Zoals het overzetten van de hele website naar een nieuw CMS of het inrichten van een support ticketing systeem. Hierbij kun je bijvoorbeeld gebruik maken van de plan-do-check-act-cyclus, waarbij je het verbeterproces planmatig in beeld brengt.
- Check daarna de HubSpot website op beschikbaarheid van deze features en in welke hub ze zitten. Zo krijg je een goed beeld van wat er allemaal mogelijk is en tegen welke investering.
- Klus geklaard? Nog niet. Een waardevolle volgende stap is het visualiseren (en beschrijven!) van je werkproces na implementatie van de software. Wat zijn je verwachtingen? Hoeveel vrijheid verwacht je bijvoorbeeld in je nieuwe website te hebben? Dit zijn allemaal dingen die kunnen helpen bij een goede set-up.
Must read: 3 Redenen om geen HubSpot software aan te schaffen.
#2. Stel vragen
Goede HubSpot partner gevonden? Fijn! Dan is de volgende stap om vragen te stellen, véél vragen. Pak daarom je uitgewerkte gewenste werkproces (stap 4 van de vorige tip) erbij en leg deze voor aan de partij die je gaat helpen met de implementatie. Ben je er bij de vorige stap niet helemaal uitgekomen? Bespreek dit dan ook. Laat je adviseren, maar blijf kritisch. Hoewel er heel veel mogelijk is in HubSpot, zitten er natuurlijk altijd beperkingen aan de software. Vaak zijn work-arounds mogelijk, maar dit betekent meestal dat je zelf meer stappen handmatig moet uitvoeren. Bespreek daarom uitgebreid al je wensen, zodat jij en de partner een duidelijk beeld hebben van hoe het uiteindelijke werkproces eruit komt te zien. Vraag daarnaast ook om een demo zodat je bepaalde functionaliteiten al kan zien. Dit helpt om beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden, maar ook om je verwachtingen reëel te houden.
Dit vind je vast ook interessant: Hoe kies je de juiste HubSpot partner?
#3. Let ook op offboarding
Niet geheel onbelangrijk: de offboarding. Vraag - nog voordat je start – aan je partner hoe de offboarding eruitziet. En zorg dat je ook duidelijk voor ogen hebt wat voor jouw team hierin de ideale situatie is. Is iedereen te druk om zich met HubSpot bezig te houden? Dan is het waarschijnlijk een goede stap om eerst een tijdje veel werkzaamheden uit te besteden. Ik zie vaker dat teams juist zelf zin hebben om met de nieuwe software aan de slag te gaan. Zorg daarom dat je goed met je partner afspreekt hoe de offboarding eruitziet. Denk aan het aanbieden van een demo wanneer het hele account ingericht is, het volgen van trainingen, of ad-hoc support bij vragen vanuit je team. Door dit vooraf te bespreken, kan de partner ook tijdens de implementatie rekening houden met bepaalde keuzes.
Implementatie klaar? Automatiseren maar!
Is je HubSpot account helemaal ingericht? Dan wordt het tijd om optimaal te gaan profiteren van je nieuwe software! Na een goede implementatie heb je waarschijnlijk je eerste processen al geautomatiseerd en ben je klaar om de volgende stappen te zetten. Pak daarom je to do list erbij en zorg dat je het meeste uit HubSpot haalt.
